לוח אפשרויות קריירה - הדרך החכמה להייטק

דרוש/ה מזכיר/ה ללשכה המשפטית.
העסקה: 100%.
כפיפות ניהולית: יועמ"ש העירייה.
דירוג: מינהלי
טווח דרגות: 7-9
תיאור התפקיד
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיית הממונה.
תחומי אחריות:
ניהול והקלדה של מסמכים.
טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
א. ניהול והקלדה של מסמכים.
ב.הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ג.הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ד.תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ה.אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ו.הקלדה ועיצוב של מצגות.
ז.צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ח.קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ט.תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
י.מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
יא.סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יב.איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יג.רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
1.טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א.קליטה ומיון של דואר.
ב.ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג.הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
2.מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
א.מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב.ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
3. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א.תאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב.משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
מאפייני העשייה הייחודיים בתפקיד:
א.ארגון מידע וסדר.
ב.שירותיות.
תאריך הגשת המועמדות: 05.06.2025 00:00.