Teva/Mepha Schweiz sucht per sofort oder nach Vereinbarung ein Facility Coordinator (m/w/d/) 100%
Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung einen Facility Coordinator (m/w/d/) 100% als Ergänzung zu unserem Team. Sind Sie eine Persönlichkeit, die sich für neue Herausforderungen begeistert und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet? Zielorientiert, analytisch, strategisch und kreativ denkend? Auf Ihre vollständige Bewerbung (inkl. Motivationsschreiben) freuen wir uns!
Der Facility Coordinator ist für einen reibungslosen Ablauf der Buro-und Gebaudeorganisation am Standort Kirschgarten Basel verantwortlich. Er ist die zentrale Anlaufstelle fur Mitarbeitende und agiert als Schnittstelle für Hausdienst, Reinigungsdiensts und Lieferanten.
Wie wird Ihr/ Sie Arbeitstag aussehen?
Lokales Vertragsmanagement
Unterstützung bei der Beschaffung von GFM-Lieferanten/Dienstleistungen
Sicherstellung der Vertragserfüllung und Einhaltung der Standards
Stakeholder-Management
Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder bezüglich GFM-Themen
Finanzielle Leistung
Unterstützung bei Finanzprozessen für korrekte und zeitgerechte Ausführung
Kostensenkung und Verbesserung von Betriebsstandards
Standortbetrieb
Büroverwaltung:
Überwachung der Büroabläufe
Sauberkeit und Organisation des Büros
Verwaltung Besprechungen
Post- und Kurierverwaltung
Einkauf und Lagerung von Büromaterial
Raumplanung und Arbeitsplatzoptimierung
Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der Einarbeitung
Hausdienst/Gebäuderundgang
Tägliche Kontrollen und Bereitstellen von Materialien
Wartung von Wasserspendern, Servicepoints, Druckerstationen und Cafeterien
Bereitstellung von Einrichtungen für Großsitzungen (z. B. Plenarsaal)
Verwaltung des Büromaterial- und Möbellagers
Postdienst
Abholung externer Post von der Poststelle und interne Verteilung
Frankieren und Übergabe ausgehender Post an die Poststelle
Technische Instandhaltung
Annahme von Reparaturmeldungen, Defekten und Reklamationen sowie Einleiten von Maßnahmen
Weiterleitung von Reparaturmeldungen an Handwerker und Überwachung der Ausführung
Überprüfung von Reklamationen und Ergreifen entsprechender Maßnahmen
Durchführung von kleineren Reparaturen (z. B. Büroeinrichtungen, Türen, Wände)
Koordination und Initialisierung von Wartungsarbeiten, Kontrollen und Services (Wasserspender, Kaffeemaschinen)
Funktionstests in Sitzungszimmern (Beleuchtung) und Initiierung notwendiger Reparaturen
Durchführung von Reinigungskontrollen, Dokumentation und Mangelbehebung
Informationen an Gebäudenutzer über Arbeiten oder Einschränkungen
Reinigung und Konferenzraum-Services
Kontrolle der Sauberkeit von Räumen
Überwachung der Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit von Konferenzequipment (z. B. Stifte, Flipcharts)
Bestuhlung, Vorbereitung und Rückbau von Konferenzräumen
Kaffee- und Getränkeversorgung sicherstellen:
Bereitstellen und Kontrolle von Verbrauchsmaterialien
Grundreinigung und tägliche Pflege der Kaffeemaschinen
Entsorgung
Bereitstellung von Abfall- und Papiercontainern für die städtische Abfuhr
Entsorgung nach Bedarf
Lieferanten- und Schnittstellenmanagement
Ansprechpartner vor Ort für Lieferanten, Hauswart und Vermieter
Schnittstelle für Mepha/Teva sowie externe Servicepartner
Absetzen von Bestellungen gemäß definierten Bestellprozessen
Lieferantenmanagement für alle enthaltenen Services
Instandhaltung der Infrastruktur
Sicherstellung der Betriebsbereitschaft der Räumlichkeiten
Abstimmung mit Vermieter/Technikern bei Bedarf
Gesundheit und Sicherheit
Funktionierende Sicherheitsverfahren am Standort gewährleisten
Physische und betriebliche Sicherheit
Lokaler Sicherheitstreuhänder in Abstimmung mit Facility Manager Schweiz
Meeting- & Eventmanagement
Organisation von Firmenveranstaltungen, Meetings und Teambuilding
Koordination der Logistik für Büroevents
GFM-Projektmanagement
Unterstützung nach Bedarf, z. B. bei CAFM-Themen
